Hvernig á að velja kassakerfi fyrir veitingastað

Flestir eigendur velja kassakerfi aðeins örfáum sinnum á starfsævinni og búa svo við valið í mörg ár. Á kynningu sérðu oftast rólegan sal og stuttan matseðil. Það er hins vegar fullt föstudagskvöld sem reynir á kassakerfið, með langan matseðil, troðinn bar og fjóra gesti sem vilja skipta reikningnum. Best er að prófa hvert kerfi með það kvöld í huga.

Þetta er það sem við myndum segja vini sem er að opna veitingastað á Íslandi.

Byrjaðu á annasamasta kvöldinu þínu

Áður en þú talar við nokkurn söluaðila skaltu skrifa niður hvernig staðurinn gengur fyrir sig þegar mest er að gera. Hve margir taka pantanir og hvar standa þeir? Fær eldhúsið prentaðan miða, skjá eða hvort tveggja? Selurðu mat til að taka með, ertu með opna reikninga á barnum eða taka þjónar pantanir við borðið í síma? Skipta gestir oft reikningnum?

Taktu svo matseðilinn þinn með á kynninguna. Biddu söluaðilann að setja inn fimm af þínum eigin réttum fyrir fundinn, þar á meðal einn með vali, til dæmis meðlæti eða steikingu. Bættu við einni vöru í 24 % VSK, til dæmis bol eða kaffibaunapoka. Kynning með þínum eigin matseðli segir þér miklu meira en sýnidæmi söluaðilans.

Á meðan matseðillinn er á skjánum skaltu spyrja hvernig kerfið sýnir þjóninum ofnæmisvalda. Ef þú ætlar að taka við pöntunum á netinu eða með QR-kóða skaltu spyrja hvernig gesturinn sér ofnæmisvaldana áður en hann greiðir. Í greininni um ofnæmisvalda á matseðlinum er farið yfir reglurnar.

Reglurnar sem kassakerfið þarf að fylgja

Samkvæmt íslensku reglunum um tekjuskráningu er hver sala skráð um leið og hún fer fram og sala í hvoru VSK-þrepi er höfð aðskilin. Gesturinn fær kassakvittun við hverja afgreiðslu. Í lok dags skilar kerfið dagsöluyfirliti (Z-uppgjöri) og uppsöfnunarteljara sem sýnir heildarsölu frá upphafi.¹

Matur og drykkur, áfengi meðtalið, ber 11 % VSK. Flestar aðrar vörur bera 24 %.² Gott kassakerfi ræður við bæði þrepin á sama reikningi, líka þegar þú gefur afslátt af öllum reikningnum.

Í greininni Kröfur til kassakerfa er farið yfir hverja kröfu, og í lokin eru spurningar fyrir söluaðilann. Leggðu þær fyrir alla söluaðila og biddu um skrifleg svör.

Kortagreiðslur eru sér samningur

Posinn og kassakerfið eru oft tvær ólíkar vörur. Færsluhirðirinn tekur gjald af hverri kortagreiðslu og tekur oft mánaðarleigu fyrir posann. Sum kassakerfi vinna aðeins með einum færsluhirði og þá fylgja kjör hans kassakerfinu.

Spurðu með hvaða færsluhirðum kerfið vinnur og hvort þú getir skipt um færsluhirði síðar án þess að skipta um kassakerfi. Berðu svo kortatilboðin saman sér. Í greininni Hvað kosta kortagreiðslur? sérðu úr hverju gjaldið er sett saman og hvernig þú berð tilboð saman lið fyrir lið.

Þegar netið dettur út

Spurðu hvern söluaðila hvað virkar áfram án nettengingar: að taka pantanir, senda þær í eldhúsið, prenta kvittanir og taka við kortum. Svörin eru mjög ólík milli kerfa. Kortagreiðslur ráðast líka af posanum og færsluhirðinum, því posinn þarf samband við færsluhirðinn til að samþykkja kort.

Einfaldasta prófið er á kynningunni sjálfri. Biddu söluaðilann að taka netsnúruna úr beininum, taka svo pöntun, senda hana í eldhúsið og greiða. Í greininni Þegar netið dettur út er stutt áætlun fyrir netleysi.

Uppgjör dagsins og bókhaldið

Í lok hvers dags þarf sala dagsins að komast í bókhaldið. Með góðri tengingu sendir kassakerfið söluna þangað fyrir þig, skipt eftir VSK-þrepum og greiðslumáta. Algeng bókhaldskerfi á Íslandi eru til dæmis dk, Regla og Payday.

Spurðu við hvaða bókhaldskerfi kassakerfið tengist. Biddu svo um að fá að sjá einn raunverulegan söludag eins og hann birtist í bókhaldskerfinu, ekki á glæru. Spurðu líka hvernig kerfið fer með fyrirtæki sem vill reikning á kennitölu. Sýndu bókaranum svörin, því hann vinnur með þetta í hverjum mánuði.

Gögnin þín þegar þú hættir

Matseðillinn, verðin og söluferillinn eru eign staðarins. Samkvæmt lögum um bókhald á að geyma bókhaldsgögn í sjö ár. Ef búnaðinum sem þarf til að lesa þau er breytt á að flytja gögnin á nýjan miðil svo að áfram sé hægt að lesa þau.³

Spurðu hvern söluaðila hvernig þú sækir söluferilinn og matseðilinn og á hvaða sniði. Einfalt snið eins og CSV er auðveldast að opna í öðru kerfi. Biddu um sýnishorn, til dæmis sölu eins mánaðar, og opnaðu það sjálf eða sjálfur. Ef þú getur sótt matseðilinn sparar það þér margar klukkustundir þegar þú setur upp næsta kerfi.

Samningurinn, verðið og fólkið

Lestu samninginn í ró og næði. Þessi atriði skipta mestu:

• Binditími og uppsagnarfrestur.
• Hvernig og hve oft verðið getur hækkað.
• Hvort verðið miðast við stað, tæki eða notanda og hvað aukaposi eða aukakassi kostar.
• Stofngjald, uppsetning, þjálfun og gjald fyrir að hætta.
• Hvort þú kaupir búnaðinn eða leigir hann, og hvort hann fæst í venjulegri raftækjaverslun.

Fáðu skriflegt verð fyrir staðinn þinn, bæði fyrir fyrsta og þriðja árið. Hugsaðu svo um þjónustuna. Veitingastaðir eru annasamastir á kvöldin og um helgar og þá þarf þjónusta söluaðilans líka að vera opin. Spurðu hvenær síminn er mannaður og hvort þú náir í manneskju sem talar íslensku. Hringdu í þjónustusímann eitt kvöldið áður en þú skrifar undir og sjáðu hver svarar.

Gagnlegasta samtalið er oft við annan veitingastað sem notar kerfið. Biddu söluaðilann um tvo viðskiptavini með svipaðan rekstur og hringdu í þá.

Fimm spurningar fyrir alla söluaðila

1. Geturðu sett inn fimm af mínum réttum fyrir kynninguna, þar á meðal einn í 24 % VSK?
2. Hvað virkar án nettengingar og getum við prófað það á kynningunni?
3. Með hvaða færsluhirðum vinnur kerfið og get ég skipt um færsluhirði síðar?
4. Geturðu sýnt mér einn söludag í bókhaldskerfinu mínu?
5. Hvernig sæki ég söluferilinn og matseðilinn ef ég hætti?

Sendu öllum söluaðilum sömu spurningarnar, þá er auðvelt að bera svörin saman.

Við gerum Resto og erum því ekki hlutlaus. Ef þú vilt bera okkur saman við aðra skaltu bóka kynningu og spyrja okkur sömu spurninga.