Kröfur til kassakerfa: kvittun, dagsuppgjör og varðveisla gagna

Flestar reglur um það hvernig veitingastaður skráir sölu sína eru í einni reglugerð frá 1993. Orðalagið ber aldrinum merki og þar er talað um sjóðvél, ytri og innri strimil og útsláttarstrimil. Reglurnar gilda samt enn og kassakerfið gegnir í dag sama hlutverki og sjóðvélin gerði þá. Hér förum við yfir reglurnar í sömu röð og þær koma fyrir á venjulegum vinnudegi, eins og staðan var 2. október 2026.

Hvaða reglur gilda um veitingastaði

Reglugerð nr. 50/1993 fjallar um bókhald og tekjuskráningu þeirra sem eru á virðisaukaskattsskrá. Samkvæmt 8. grein eiga verslanir og þjónustusalar sem selja nær eingöngu til neytenda tvo kosti. Annaðhvort gefa þeir út sölureikning við hverja sölu eða skrá hverja sölu í sjóðvél um leið og hún fer fram.¹ Í fylgiskjali með reglugerðinni er listi yfir þá sem greinin nær til. Þar eru meðal annars veitingahús, kaffihús, skyndibitastaðir, smurbrauðstofur og pylsuvagnar.¹

Reglugerðinni hefur verið breytt oft frá 1993. Á reglugerd.is birtist upphaflegi textinn og breytingarnar eru taldar upp sér. Síða Skattsins um tekjuskráningu dregur gildandi reglur saman á einum stað og er þægilegasti textinn að lesa.²

Tveir textar til viðbótar skipta máli. Lög um bókhald nr. 145/1994 segja til um hve lengi á að geyma gögnin.⁴ Reglugerð nr. 505/2013 setur lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa.⁵

Við hverja sölu

Kassakerfið skráir söluna um leið og hún fer fram og heldur sölu í hvoru VSK-þrepi aðskilinni.² Á veitingastað þýðir það oftast 11 % af mat og drykk, áfengi meðtöldu, og 24 % af öðrum vörum, til dæmis bol eða kaffibaunapoka sem gesturinn tekur með sér.⁷ Í greininni VSK á veitingastöðum sérðu hvaða þrep gildir um hvað.

Gesturinn fær kassakvittun við hverja afgreiðslu. Kvittunin sundurliðar viðskiptin, auðkennir sölu í hvoru skatthlutfalli og sýnir dagsetningu.² Sjóðvélin, eða skjárinn hennar, á að vera þannig staðsett að gesturinn geti fylgst með skráningunni og gengið úr skugga um að hún sé rétt.² Við afgreiðsluborð er ráð að snúa skjánum að gestinum eða bæta við skjá sem snýr að honum.

Reglugerðin bannar líka sjóðvél sem hægt er að nota sem venjulega reiknivél án þess að salan sé skráð.¹ Hver upphæð sem slegin er inn er skráð sala.

Þegar fyrirtæki biður um reikning

Gestur í rekstri, til dæmis fyrirtæki sem greiðir starfsmannakvöldverð, getur beðið um reikning fyrir bókhaldið sitt. Þá ber þér að gefa hann út.² Ef kassakerfið er með rafræna dagbók getur kassakvittunin sjálf gilt sem reikningur. Hún þarf þá að uppfylla form- og efniskröfur reikninga, bera númerið sem kerfið gaf henni og áletrun á borð við „Greiðslukvittun úr sjóðvél með rafræna dagbók“.² Sé salan 6.000 kr. eða lægri þarf nafn og kennitala kaupanda ekki að koma fram.²

Úttekt eigenda og stjórnenda

Það sem eigandi, framkvæmdastjóri og aðrir stjórnendur taka út af mat og vörum staðarins er fært í sérstaka undirbók, ekki í venjulega söluskráningu.² Spurðu bókarann hvernig best er að fara með starfsmannamáltíðir hjá þér.

Það sem kassakerfið geymir

Á bak við hverja sölu gera reglurnar kröfu um fjögur atriði. Skatturinn kallar þau lágmarksbúnað sjóðvéla.²

Ekki má endurstilla uppsöfnunarteljarann nema skráningarrými hans sé fullnýtt eða vegna viðgerðar. Þá er staða teljarans skráð ásamt dagsetningu, verslunarstjóri eða annar ábyrgðarmaður staðfestir hana og skráningin er geymd með bókhaldinu.²

Þegar sjóðvélar eru tengdar saman eða við tölvur sem hluti af stærra kerfi þarf að liggja fyrir nákvæm lýsing á skipulagi kerfisins. Kerfið þarf að skila upplýsingum um sölu hvers dags og heildarsölu.¹ Með breytingu frá 1997 bættist við að ekki megi vera hægt að breyta færslum sem þegar hafa verið skráðar.³ Í nútímakassakerfi birtist leiðrétting eða endurgreiðsla því sem ný færsla og upphaflega salan stendur áfram.

Uppgjör í lok dags

Í lok hvers dags eða vaktar tekurðu út dagsöluyfirlit, sem flestir kalla Z-uppgjör. Skatturinn telur upp það sem þarf að koma fram á því að lágmarki.²

• Dagsetning.
• Heildarfjöldi afgreiðslna.
• Hve oft skúffan var opnuð án þess að sala væri skráð.
• Hve oft hefur verið slegið út úr kerfinu.
• Sala samkvæmt hverjum teljara og heildarsala dagsins.
• Uppsöfnunarteljarinn og staða hans við þetta uppgjör.

Tölurnar fara svo á söluuppgjörsyfirlit. Þar kemur fram staðgreiðslusala, sala gegn greiðslukortum og lánssala. Þar kemur líka fram mismunur á dagsöluyfirlitinu og talningu úr kassanum, ásamt skýringum.² Verslunarstjóri eða annar ábyrgur starfsmaður staðfestir gögn hvers dags og þau eru geymd með bókhaldinu.²

Ef meira er í kassanum en dagsöluyfirlitið sýnir og ekki er vitað í hvaða þrep mismunurinn fellur, segir Skatturinn að skipta honum eftir meðalhlutfalli innheimts VSK þann daginn.² Bókarinn getur sýnt þér hvernig það er fært.

Hve lengi á að geyma gögnin

Bókhald og bókhaldsgögn á að geyma í sjö ár frá lokum reikningsársins.⁴ Það nær líka til dagsöluyfirlita og söluuppgjörsyfirlita. Upphaflega reglugerðin frá 1993 sagði sex ár, en breyting árið 1997 lengdi tímann í sjö ár.³ Innri strimil úr sjóðvél þarf aðeins að geyma í þrjú ár, að því tilskildu að bókhaldið sé fullfrágengið og ársreikningurinn undirritaður.⁴

Gögnin á að geyma hér á landi á tryggan og öruggan hátt. Félög mega geyma þau erlendis í allt að sex mánuði og rafræn bókhaldsgögn eiga alltaf að vera aðgengileg yfirvöldum.⁴ Rafræn gögn eru geymd í sömu sjö árin.⁵

Þetta skiptir mestu þegar þú skiptir um kassakerfi. Í bókhaldslögunum segir að ef búnaðinum sem þarf til að kalla fram bókhaldsgögnin er breytt eða fargað skuli flytja gögnin á nýjan miðil svo að áfram sé hægt að lesa þau.⁴ Áður en þú hættir í gamla kerfinu skaltu sækja söluferilinn og dagsuppgjörin og ganga úr skugga um að skrárnar opnist.

Yfirlýsing frá seljanda kerfisins

Skatturinn segir að í bókhaldi þeirra sem nota rafræn bókhaldskerfi þurfi að liggja undirrituð yfirlýsing. Hún kemur frá seljanda eða hönnuði kerfisins og staðfestir að kerfið uppfylli skilyrði reglugerðar nr. 505/2013.⁶ Lýsing á skipulagi og uppbyggingu kerfisins á líka að liggja fyrir.⁶ Með slíkri yfirlýsingu má prenta sölureikninga í einriti á eyðublöð sem eru ekki tölusett fyrirfram.²

Reglugerð nr. 505/2013 leggur líka þá skyldu á seljandann að láta fylgja ítarlegar upplýsingar um hugbúnaðinn, hvernig hann vinnur og hvaða eftirlitsþætti hann býður upp á.⁵ Skatturinn birtir lista yfir kerfi sem hann hefur fengið yfirlýsingu um. Skatturinn tekur þó fram að hann hafi ekki eftirlit með kerfunum, að seljendum sé ekki skylt að senda yfirlýsingu og að listinn feli ekki í sér vottun.⁶

Spurningar fyrir seljanda kassakerfisins

Taktu þessar spurningar með á kynningu eða sendu þær í tölvupósti áður en þú skrifar undir.

1. Geturðu sýnt mér kvittun með vörum í 11 % og 24 % VSK og dagsetningu?
2. Geturðu sýnt mér Z-uppgjörið? Er allt á lista Skattsins á því?
3. Hvernig birtist endurgreiðsla eða leiðrétting? Stendur upphaflega salan áfram?
4. Hvar er rafræna dagbókin og hvernig er hún afrituð á hverjum degi?
5. Er hægt að endurstilla uppsöfnunarteljarann, og hvernig er það þá skráð?
6. Getur kerfið prentað kvittun sem fyrirtæki getur notað sem reikning?
7. Geturðu látið mig fá undirritaða yfirlýsingu og lýsingu á kerfinu fyrir bókhaldið?
8. Hvernig sæki ég sjö ára söluferil úr kerfinu ef ég hætti?

Biddu um svörin skriflega og farðu með þau til bókarans, sem þekkir bókhaldið þitt og veit hvað er næst að skoða.