Dagsuppgjör á veitingastað: gátlisti fyrir kassauppgjör

Síðustu gestirnir eru farnir, eldhúsið er að þrífa og einhver þarf að gera upp daginn. Gott dagsuppgjör fylgir sömu skrefum á hverju kvöldi. Þannig fær bókarinn skýrar og réttar tölur og vaktstjórinn getur lokað vaktinni með góðri yfirsýn.

Þessi grein er fyrir þann sem lokar í kvöld og bókarann sem fær gögnin á morgun. Við hvert skref kemur fram hvort reglurnar krefjast þess eða hvort það er góð venja. Greinin lýsir reglunum eins og þær voru í október 2026.

Í greininni Kröfur til kassakerfa er farið yfir dagsöluyfirlitið (Z-uppgjörið) og hvað þarf að koma fram á því. Hér er fjallað um verklagið í kringum það.

Hvað reglurnar krefjast á hverjum degi

Á síðu Skattsins um tekjuskráningu er daglega verklaginu lýst fyrir alla sem skrá sölu í sjóðvél eða kassakerfi.¹

• Salan er gerð upp minnst daglega samkvæmt dagsöluyfirliti kassakerfisins. Yfirlitið er tekið út í lok hvers starfsdags eða vaktar.
• Tölurnar eru færðar á söluuppgjörsyfirlit. Þar kemur fram staðgreiðslusala, sala gegn greiðslukortum, lánssala og mismunur á skráðri sölu og talningu úr kassanum, ásamt skýringum.
• Verslunarstjóri eða annar ábyrgur starfsmaður áritar fylgiskjöl dagsins eða vaktarinnar. Þau eru geymd með bókhaldinu.
• Öryggisafrit af rafrænu dagbókinni er tekið í lok hvers starfsdags.

Bókhaldslögin bæta einni reglu við. Inn- og útborganir í sjóð á að færa þannig að auðvelt sé að bera saman sjóðseign og sjóðbók í lok starfsdags eða vinnulotu.² Á mannamáli: þú telur peningana og berð þá saman við skráninguna á hverjum degi.

Gátlistinn

Prentaðu töfluna út og hafðu hana við kassann. „Regla“ merkir að heimild í heimildaskránni krefst skrefsins. „Góð venja“ merkir að skrefið gerir uppgjörið auðveldara og tölurnar öruggari.

Áður en þú lokar: lestu X-skýrsluna

Z-uppgjörið lokar deginum og eftir það breytast tölurnar ekki. Lestu því X-skýrsluna fyrst. Hún sýnir sömu tölur án þess að loka deginum.

Skoðaðu ógildingar, endurgreiðslur, afslætti og hve oft skúffan var opnuð án sölu. Skatturinn krefst þess að fjöldi opnana án sölu komi fram á dagsöluyfirlitinu.¹ Berðu tölurnar saman við venjulegt kvöld. Ef eitthvað virðist óvenjulegt skaltu spyrja þann sem vann á stöðinni í kvöld, á meðan allir muna enn eftir kvöldinu. Í greininni Ógildingar, afslættir og kassamismunur er fjallað um hvernig má lesa þessar tölur af sanngirni.

Talning á reiðufé

Byrjaðu á skiptimyntinni sem verður eftir í skúffunni fyrir morgundaginn. Teldu hana upp í sömu föstu upphæð á hverju kvöldi, til dæmis 30.000 kr., og leggðu hana til hliðar. Teldu síðan afganginn eftir seðlum og mynt og skráðu heildarupphæðina.

Ef hægt er skaltu láta tvo telja: annar telur og hinn fer yfir. Skiptið um hlutverk. Þetta verndar þann sem lokar ekki síður en reksturinn.

Berðu talið reiðufé saman við staðgreiðslusöluna í kassakerfinu. Smávægilegur kassamismunur kemur upp flest kvöld. Algengar ástæður eru röng skiptimynt til baka, kortagreiðsla sem var skráð sem reiðufé eða þjórfé sem var greitt út úr skúffunni. Skráðu mismuninn og ástæðuna á söluuppgjörsyfirlitið. Reglurnar krefjast skýringar á öllum mismun.¹

Ef meira er í kassanum en dagsöluyfirlitið sýnir telst afgangurinn til sölu. Ef ekki er vitað í hvaða skattþrep hann fellur segir Skatturinn að skipta honum eftir meðalhlutfalli innheimts virðisaukaskatts þann daginn.¹ Dæmi: ef 1.000 kr. eru umfram á degi þar sem öll salan var matur og drykkur í 11 % þrepi er virðisaukaskatturinn í upphæðinni 1.000 × 11 ÷ 111 = 99 kr. Síða Skattsins fjallar ekki um það hvernig á að færa kassamismun þegar vantar í kassann. Spurðu bókarann hvernig það er gert.

Kortagreiðslur

Kortasalan í kassakerfinu og dagsuppgjör posans eiga að stemma. Ef þær gera það ekki eru algengustu ástæðurnar greiðsla sem var tekin á posann án kassakerfisins, greiðsla sem var slegin inn tvisvar eða endurgreiðsla sem var aðeins gerð á öðrum staðnum. Finndu greiðsluna á meðan kvöldið er enn í fersku minni.

Nokkrum dögum síðar ber bókarinn kortasöluna saman við uppgjörið frá færsluhirðinum í bankanum. Útgreiðslan er oft lægri en salan, því margir færsluhirðar draga þóknunina frá áður en þeir greiða út. Í greininni Hvað kosta kortagreiðslur er farið yfir þessar þóknanir.

Þjórfé, gjafabréf og innborganir

Þjórfé á kortum. Þjórféð kemur inn í gegnum posann með reikningnum. Skráðu það sér, aðskilið frá sölunni, með nafni þess starfsmanns eða þeirrar vaktar sem á það. Hvernig það er greitt út og skattlagt er spurning fyrir bókarann.

Gjafabréf. Gjafabréf sem selt er í kvöld er skráð í kassakerfið þegar gesturinn greiðir fyrir það og gesturinn fær kvittun.¹ Gjafabréf sem er notað í kvöld er greiðsla fyrir máltíðina. Gakktu úr skugga um að tölur um gjafabréf á skýrslunni stemmi við bréfin sem voru seld og tekin inn. Í greininni Gjafabréf á veitingastað er fjallað um virðisaukaskattinn.

Innborganir. Greiðsla sem berst fyrir máltíðina, til dæmis staðfestingargjald fyrir hópbókun, er skráð þegar hún berst.¹ Berðu innborganir kvöldsins saman við bókanirnar sem þær tilheyra.

Loka, árita og afrita

Taktu út Z-uppgjörið og fylltu út söluuppgjörsyfirlitið. Mörg kassakerfi búa söluuppgjörsyfirlitið til úr Z-uppgjörinu. Þú bætir þá við talningunni og skýringu á mismun. Áritaðu yfirlitið, eða staðfestu það rafrænt ef bókarinn samþykkir það.

Skatturinn gerir ráð fyrir að öryggisafrit af rafrænu dagbókinni sé tekið í lok hvers starfsdags.¹ Í skýjalausnum sér seljandinn yfirleitt um það. Biddu seljandann að staðfesta það skriflega.

Í Resto lokar Z-uppgjörið deginum og breytist ekki eftir það, og bakvinnslan geymir öll Z-uppgjör. Þú getur lesið þau í símanum morguninn eftir.

Hvað fer til bókarans og hve lengi á að geyma það

Ákveðið saman hvað bókarinn þarf á hverjum degi eða í hverri viku. Oftast er það Z-uppgjörið, söluuppgjörsyfirlitið, innleggskvittunin og dagsuppgjör posans. Mörg kassakerfi geta sent tölur dagsins í bókhaldskerfi eins og dk, Reglu eða Payday.

Virðisaukaskattur er að jafnaði gerður upp á tveggja mánaða fresti og gjalddaginn er einum mánuði og fimm dögum eftir lok tímabilsins. Gjalddagi vegna janúar og febrúar er til dæmis 5. apríl.³ Hreint dagsuppgjör á hverju kvöldi gerir VSK-skýrsluna fljótlega.

Geymdu gögn hvers dags með bókhaldinu í sjö ár frá lokum reikningsársins.² Innri strimil úr eldri sjóðvél þarf aðeins að geyma í þrjú ár, að því tilskildu að bókhaldið sé fullfrágengið og ársreikningurinn undirritaður.² Í greininni Kröfur til kassakerfa er útskýrt hvernig þetta snertir þig þegar þú skiptir um kassakerfi.