Rafrænir reikningar: reikningur á ríkið, sveitarfélag eða fyrirtæki

Grunnskóli pantar nesti fyrir vettvangsferð. Ráðuneyti pantar kaffi og bakkelsi fyrir morgunfund. Reikningurinn þarf að berast kaupandanum á formi sem bókhaldið hans tekur við, annars tefst greiðslan.

Hjá ríkinu og Reykjavíkurborg er það form rafrænn reikningur. Hér förum við yfir hvernig veitingastaður eða veisluþjónusta sendir slíkan reikning, eins og staðan er í október 2026.

Hvað er rafrænn reikningur?

Rafrænn reikningur er skipulega uppsett skjal á XML-formi. Fjárhagskerfi kaupandans les það beint inn, línu fyrir línu, án innsláttar. PDF-skjal lítur út eins og reikningur í augum fólks, en tölva getur ekki lesið það á sama hátt. Fjármálaráðuneytið segir því að reikningar á PDF-formi teljist ekki rafrænir reikningar.²

Rafrænir reikningar eru sendir í gegnum skeytamiðlara eða Peppol, sem er alþjóðlegt net fyrir viðskiptaskjöl.¹ Í reynd sér bókhaldskerfið þitt eða þjónustuaðili um sendinguna. Þú þarft aldrei að skrifa XML.

Reikningar á ríkið

Fjármála- og efnahagsráðuneytið ákvað að frá og með 1. janúar 2020 skyldu allir reikningar vegna kaupa ríkisins á vöru og þjónustu vera rafrænir.² Fjársýslan tekur við reikningum fyrir hönd flestra stofnana ríkisins og reglurnar hennar eru þessar:¹

• Pappírsreikningar sem eru gefnir út eftir 1. janúar 2020 eru endursendir og beðið um rafrænan reikning.
• Ekki er tekið við PDF-reikningum í tölvupósti.
• Reikningar þurfa að vera á XML-formi og koma í gegnum skeytamiðlara eða Peppol-netið.

Ef þú ert ekki með bókhaldskerfi sem sendir rafræna reikninga býður Fjársýslan upp á einfalda skráningarsíðu. Þar er hægt að skrá reikning og senda hann til ríkisstofnunar.¹ Það hentar vel lítilli veisluþjónustu sem sendir ríkinu reikning nokkrum sinnum á ári.

Á reikningnum þarf að koma fram hvað var selt. Verðið á að innihalda allan kostnað og reikningurinn þarf að sýna greiðslureikning og greiðsluskilmála sem passa við samkomulagið.¹

Rafrænir reikningar eru ekki nýir hjá ríkinu. Innleiðingin hófst árið 2007 og í janúar 2019 bárust um 70 % reikninga ríkisins rafrænt.³

Reglurnar að baki

Samkvæmt reglugerð nr. 44/2019 skulu opinberir kaupendur taka á móti og vinna úr rafrænum reikningum sem uppfylla Evrópustaðalinn EN 16931, eins og Staðlaráð Íslands hefur útfært hann í tækniforskriftinni TS 236.⁴ Ríkisstofnanir áttu að vera tilbúnar 18. apríl 2019. Sveitarfélög, stofnanir þeirra og opinber fyrirtæki áttu að vera tilbúin 18. apríl 2020.⁴

Gildandi íslensk útgáfa er ÍST TS 236:2021. Hún byggir á Peppol BIS Billing 3.0 og EN 16931.⁵ Bókhaldskerfið eða skeytamiðlarinn sér um sniðið. Það sem skiptir þig máli er innihald reikningsins og tilvísanir kaupandans.

Reikningar á sveitarfélög: Reykjavíkurborg sem dæmi

Reykjavíkurborg segir að allir reikningar til borgarinnar skuli sendir rafrænt.⁶ Borgin er með samning við þrjá skeytamiðlara: Inexchange, Unimaze (Sendil) og Advania. Payday, Regla og Kontó bjóða einnig leiðir til að senda reikninga á borgina.⁶ Ef kerfin þín eru ekki tengd skeytamiðlara geturðu slegið reikninginn inn handvirkt í reikningagátt borgarinnar. Þú skráir þig fyrst inn með rafrænum skilríkjum.⁶

Á reikningnum þarf að vera rétt kennitala og nafn, ásamt nafni kostnaðarstaðar eða sviðs.⁶ Flest svið borgarinnar, þar á meðal skóla- og frístundasvið, nota kennitölu borgarsjóðs, 530269-7609. Eignasjóður notar 570480-0149.⁶ Á reikningnum þarf að sundurliða vöru eða þjónustu með magni, einingu og einingarverði. Ef kaupandinn gefur upp númer kostnaðarstaðar, beiðnar eða nafn þess sem pantar á það líka að koma fram.⁶

Borgin vill fá rafræna reikninga samdægurs og áskilur sér 30 daga greiðslufrest nema um annað sé samið. Ef reikningur er ekki sendur á réttan stað eða ber ekki með sér nægar upplýsingar gildir fyrirheit um greiðslufrest ekki.⁶

Önnur sveitarfélög hafa sínar eigin leiðbeiningar. Spurðu þann sem pantar um kennitölu, kostnaðarstað og tilvísunarnúmer áður en þú gerir reikninginn.

Þegar starfsmaður borgarinnar greiðir með innkaupakorti

Sumir innkaupaaðilar borgarinnar eru með innkaupakort, sem eru greiðslukort. Þetta á oft við þegar starfsmaður kaupir hádegismat eða kaffi á staðnum. Þegar greitt er með innkaupakorti biður borgin seljandann að gera annað af tvennu:⁶

1. Afhenda kaupandanum útprentað frumrit reiknings og senda hann ekki rafrænt.
2. Afhenda kaupandanum kvittun og senda rafrænan reikning á borgina með skýrum upplýsingum um að hann sé staðgreiddur. Á reikningnum þurfa síðustu 5 stafirnir á kortinu að koma fram.

Reikningar á fyrirtæki

Í dag eru engin lög á Íslandi sem skylda fyrirtæki til að senda hvert öðru rafræna reikninga. Á þingmálaskrá ríkisstjórnarinnar fyrir 158. löggjafarþing 2026–2027 er ekkert frumvarp um það.⁷ Mörg stærri fyrirtæki vilja líka fá rafræna reikninga, því bókhaldið þeirra vinnur á sama hátt og hjá ríkinu. Ef fyrirtæki biður um rafrænan reikning getur sama bókhaldskerfi og skeytamiðlari yfirleitt sent hann.

Gátlisti fyrir fyrsta reikninginn á opinberan aðila

1. Fáðu kennitölu og nafn kaupandans, kostnaðarstað eða svið og pöntunar- eða beiðnanúmer ef það er til.
2. Spurðu þjónustuaðila bókhaldskerfisins hvort kerfið sendi rafræna reikninga og í gegnum hvaða skeytamiðlara. dk, Regla og Payday bjóða til dæmis öll upp á þetta, stundum gegn aukagjaldi.
3. Ef þú ert ekki með slíkt kerfi skaltu nota skráningarsíðu Fjársýslunnar fyrir ríkið eða reikningagátt borgarinnar fyrir Reykjavík.
4. Settu fullt verð á reikninginn, með öllum kostnaði.
5. Bættu við bankareikningi og umsömdum greiðsluskilmálum.
6. Hengdu fylgiskjöl, til dæmis pöntunarstaðfestingu, við rafræna reikninginn sem PDF. Reykjavíkurborg segir að hlekkur á skjal dugi ekki.⁶
7. Sendu reikninginn samdægurs.

Frá kassakerfinu að rafrænum reikningi

Í Resto setur þjónninn reikninginn í reikningsviðskipti eða skráir kennitölu fyrirtækisins á hann. Resto býr þá til sérstakan sölureikning fyrir fyrirtækið í bókhaldskerfinu þínu, til dæmis dk, Reglu eða Payday. Bókhaldskerfið sendir hann svo sem rafrænan reikning til kaupandans, ef það er stillt til þess. Lestu meira um Resto og bókhaldið.